معرفی بهترین ابزارهای مدیریت پروژه و تیم

مدیران و کارفرمایان هر پروژه در یک روز معمولی مسئولیت های زیادی را برعهده دارند که همه آن ها حول یک محور اصلی و در راستا دنبال کردن گسترش و کسب درآمد بیشتر بیزینس می چرخد. اما نکته ای ریز و مهمی وجود دارد که می تواند تمام بدنه دانش مدیریت کسب و کارها را زیر سوال ببرد! و آن بی نظمی است! اما برای تصمیم گیری بهتر و مدیریت بحران های غیر قابل پیش بینی ابزارهایی وجود دارد که می تواند نقش ستون فقرات استراتژی های شما را بازی کند. در این راهنما ما با بیان برتری ها و معایب هرکدام از این ابزارها، مناسب ترین ابزارهای مدیریت پروژه و تیم را پوشش خواهیم داد.

بهترین ابزارهای مدیریت پروژه و تیم

ابزارهای زیر برای افزایش امکان همکاری تیمی و اطمینان از تحویل به موقع پروژه انتخاب شده اند و می توانید با مطالعه و بررسی بیشتر، هماهنگی ابزار و استراتژی مدیریت خود را بسنجید و از آن ها استفاده کنید:

1- Clockify: ابزاری برای ردیابی زمان تیم

این ابزار با نسخه رایگان و ویژگی های مدیریت زمان تیم، می تواند یکی از بهترین گزینه های موجود در این لیست معرفی باشد که نظم خاصی را به مدیریت تیم شما ارائه خواهد کرد. پیگیری پیشرفت پروژه، سطوح بهره وری و ایجاد برنامه های مخصوص برای کارمندان تعدادی از قابلیت های موجود در این ابزار است. همچنین می توانید با مطالعه نکات زیر بیشتر با این ابزار مدیریتی آشنا شوید:

• امکان افزودن کاربران، پروژه ها و وظایف به طور نامحدود
• امکان ایجاد خلاصه ای از ساعت های حقوق و دستمزد
• تفکیک هفتگی از فعالیت های تیم
• قابلیت های قدرتمند گزارش
• در دسترس برای اندروید، iOS، وب، مک، ویندوز، لینوکس، کروم، فایرفاکس

2- Asana: ابزاری برای مدیریت محصول

با کمک ابزار مدیریت پروژه Asana می توانید یک جدول زمانی یا نما لیست ایجاد کرده و از انرژی تیم خود در جهت درست تری استفاده کنید. علاوه بر این، ابزار آسانا برای ساده کردن ارتباطات و همکاری تیم بخش گفت و گویی را تدارک دیده است که می توانید به راحتی در آن ارتباط برقرار کنید. از دیگر نکات موجود در این پلتفرم می توان به موارد زیر اشاره نمود:

• مکانی برای سازماندهی و ردیابی پروژ های متعدد
• امکان بروز رسانی وضعیت پروژه
• امکان استفاده از برگه پیام برای ارسال سریع پیام به اعضای تیم
• مناسب برای تیم های بزرگ و نیازمند به پیاده سازی نقاط عطف

3- Pumble: ابزاری برای ارتباطات تیمی

اگر عملکرد تیم خود را از راه دور کنترل می کنید یکی از بهترین ابزارهایی که می تواند کمک بزرگی در همکاری قدرتمندتر به شما ارائه کند، Pumble است. این ابزار می تواند در ایجاد کانال های عمومی و خصوصی، ارسال پیام های متنی و صوتی مستقیم، سازماندهی تماس های ویدیویی و چت حرفه ای بین اعضا مورد استفاده قرار گرفته و مزیت های زیادی مانند گزینه های زیر را ارائه کند:

• امکان پین کردن پیام های خاص
• استفاده از هایلایت و کد درون خطی
• اشتراک گذاری صفحه های نمایش خاص در تماس ها
• اجرا کنفرانس بدون اختلال

4- Basecamp: ابزاری برای مدیریت تیم های کوچک

از دیگر ابزارهای ساده که می توانید برای مدیریت بهتر داده های اعضای تیم و خودتان استفاده کنید Basecamp است. این ابزار ارتباطی کارهایی که باید انجام دهید را یادآوری کرده و در بازاریابی، توسعه و برندسازی مجدد ویژگی های بی نظیری را در اختیار شما قرار خواهد داد. همچنین می توانید برای تکمیل اطلاعات خود در مورد این ابزار مدیریتی موارد زیر را در نظر بگیرید:

• توانایی ردیابی پیشرفت و کارایی پروژه
• امکان ترسیم نمودارهای مختلف برای ارتباطات تیمی بهتر
• داشتن فضایی امن برای چت بین همکاران

5- Plaky: ابزاری مناسب برای پروژه های همه جانبه

پیشنهاد می کنم در صورتی که کارهای ناتمام زیادی در کسب و کار خود دارید و نمی توانید برای به سرانجام رساندن آن ها تصمیم بگیرید، از ابزار Plaky برای این موضوع کمک بگیرید. برنامه ریزی هایی که در این پلتفرم وجود دارد عملکرد تیم شما را در خروجی کاره افزایش می دهد و می تواند ارتباط سریعتری میان همکاران در انجام وظایف ایجاد کند. پس اگر فکر می کنید که چه کسی چه کاری، چه زمانی و چگونه انجام بگیرد مزیت های دیگر این ابزار را بخوانید:

• قابلیت جستجو سوابق کاری به صورت پیشرفته
• امکان ایجاد ستون های بودجه برای کنترل هزینه توسعه
• قابل اجرا در سیستم های وب، iOS، اندروید
• دارای طرح رایگان آزمایش و تخفیفات خرید اکانت

6- Helpjuice: ابزاری برای ایجاد پایگاه های دانش

از مهم ترین ویژگی تیم های موفق در جهان به اشتراک گذاری دانش و آموخته های افراد تیم است که می تواند قدم های شما را استوارتر و محکم تر کند. ابزار حرفه ای مدیریتی Helpjuice می تواند در همکاری های تیمی، برطرف کردن ایرادات و حتی ایده پردازی منبع کاملی برای علاقه مندان باشد که قطعاً آشنایی با سایر ویژگی های این ابزار خالی از لطف نخواهد بود:

• قابلیت جستجو حرفه ای در داده های حجیم
• امکان ذخیره پیشینه دانش سازمانی
• قابل دسترس برای سیستم های ویندوز، وب، کروم
• امکان یادگیری ماشینی و استفاده از هوش مصنوعی

7- SmartTask: ابزاری برای تیم های فروش

وظایف روزانه، پروژه ها، نمونه کارها و ارتباطات از تکنیک های مهم در تیم های فروش است که همگی به صورت یکجا در ابزاری به نام SmartTask گنجانده شده است. از طرفی این ابزار می تواند گزینه های چت، تماس های VoIP و ویدئو کنفرانس را در سطح کار و پروژه را برای شما ایجاد کند تا در بازاریابی های بین المللی از آن بهره مند شوید. از دیگر مزایا می توان نکات زیر را در نظر گرفت:

• قابل دسترس در مک، iOS، اندروید، وب، کروم، فایرفاکس
• تجزیه و تحلیل پیشرفته داده های فروش
• امکان ارسال پیام های صوتی
• مناسب برای تیم های فروش متوسط ​​تا بزرگ

8- nTask: ابزاری برای ردیابی مشکلات نرم افزار

یکی از کلافه کننده ترین اتفاقات در تیم های کاری بروز مشکلات نرم افزاری است که ممکن است موجب به هدر رفتن زمان و هزینه زیادی شود. اما ابزاری به نام nTask در سازماندهی و ردیابی این مشکلات به صورت یک کارشناس فنی وارد عمل می شود و قطعاً با مزیت هایی که در ادامه اشاره شده است شما را شگفت زده خواهد کرد:

• پشتیبانی از سیستم Gamified
• استفاده از بخش Issue برای ردیابی مشکلات نرم افزاری
• بسیار مقرون به صرفه
• امکان دسترسی در سیستم های اندروید، iOS، وب، مک

نکته مهم1: نمی توان ادعا کرد که کدام ابزار در این لیست بهترین است! اما با توجه بیشتر به ویژگی های هرکدام می توانید مناسب ترین نمونه را برای کسب و کار خود انتخاب کنید. 
نکته مهم2: توجه داشته باشید که در انتخاب هرکدام از ابزارهای بالا به فاکتورهای مهمی مانند قابلیت همگام سازی با دستگاه ها و پلتفرم های مختلف، امکان استفاده از نماهای مختلف مانند Kanban، Timeline، List و Calendar، نحوه گزارش گیری، سرعت ارتباط در تیم و ... را در نظر داشته باشید.

سخن آخر

مدیریت هوشمندانه پروژه علاوه بر ابزارهای مدیریتی برای ارتقا بهره وری عملکرد پروژه، به افرادی کوشا، خلاق و الهام بخش نیاز دارد که در صورت تکمیل این فاکتورهای مهم می توانید بهترین نتیجه ممکن را بدست آورید. از همراهی شما در راهنما معرفی بهترین ابزارهای مدیریت پروژه و تیم با برترین معیارهای روز دنیا متشکریم و امیدواریم کسب و کارتان همواره رو به رشد باشد.