پر کردن اتوماتیک ردیف در اکسل همراه با مثال

کاربرد های اکسل تمامی ندارد و این برنامه مایکروسافت، هر روز قابلیت جدیدی را برای مشکلات شما ارائه می دهد! ویژگی مفیدی که قرار است راجب به آن بحث کنیم، پر کردن اتوماتیک ردیف ها است که برای مدیریت و مرتب سازی داده ها مفید محسوب می شود. این قابلیت با جلوگیری از تکرار نوشتن دستی مقادیر، آن ها را با دقت بیشتر و سرعت بالاتر به صورت اتوماتیک و خودکار وارد می کند. این مقاله برای کسانی که مدام با داده ها سر و کار دارند مناسب است پس توصیه می کنیم آن را از دست ندهید!

پر کردن اتوماتیک ردیف در اکسل

به صورت زیر، حالت های کلی استفاده از این قابلیت اکسل برای ردیف را با یکدیگر بررسی خواهیم کرد:

1_ استفاده از متد Fill Handle

این متد از یک الگویی پیروی می کند که داده ها به صورت خودکار در سلول های بعدی اضافه می شوند. برای درک بیشتر، به تصویر زیر که یک لیست را ارائه می دهد توجه کنید:

همانند تصویر زیر، پس از وارد کردن مقادیر مورد نظر، بر روی قسمت مشخص شده دوبار کلیک کنید تا بقیه سطر های به صورت خودکار پر شوند.

الگوی این متد، مقدار هر خانه را 1 مقدار افزایش داده و به صورت خودکار تکمیل می کند.

2_ سفارشی سازی ردیف با Fill Series

شاید این بار می خواهید ردیف های شما با عددی به جز 1 شروع شود و ادامه پیدا کند. برای این کار باید از ویژگی Series استفاده کنید. همانند شکل زیر، در خانه های مشخص شده مقادیر 2 و 4 را وارد کنید. بر روی قسمت مشخص شده همانند متد قبلی، راست کلیک کرده و بر روی گزینه Series کلیک کنید.

با مشاهده کادر Series، مقدار دهی مورد نظر خود را وارد کنید. در این مثال، ما شروع را از 2 در نظر گرفته و پایان را 20 قرار دادیم.

مشاهده خواهید کرد که با فاصله 2، به صورت اتوماتیک پر شد.

3_ توابع اکسل برای ردیف

روش  ذکر شده در موارد بالاتر دارای یک مشکل بزرگ است و آن هم این است که عددی که به ردیف ها اختصاص داده میشود مقداری ثابت است. یعنی اگر بخواهید ردیفی اضافه و یا حذف کنید، اعداد شماره گذاری شده تغییر پیدا نمی کنند و شما باید شماره گذاری را از اول انجام دهید! برای حل این مشکل می توانید از تابع ()ROW استفاده کنید. به مثال زیر توجه کنید:

با کلیک بر روی علامت مشخص شده، گزینه Overwrite را مشاهده خواهید کرد که نیاز است بر روی آن کلیک کنید تا تغییرات مورد نظر شما اعمال شود.

با استفاده از این روش، هنگام اضافه شدن ردیف های جدید شماره گذاری بهم نخورده و بر اساس اطلاعات جدید تنظیم خواهد شد.

نکته!

برای نادیده گرفتن جاهای خالی، می توانید از فرمول IF(ISBLANK(B2),""ROW()-1)= استفاده کنید.

4_ پر کردن اتوماتیک داده های بزرگ

برای داده های بزرگ تر استفاده از Fill Handle منطقی بنظر نمی رسد، برای همین طبق مراحل استفاده شده در مثال زیر پیش خواهیم رفت:

• ابتدا عدد 1 را در خانه اول درج کنید.
• در خانه دوم به جای وارد کردن 2، از تابع ROW()-1= استفاده کنید.
• پس از کپی کردن فرمول در خانه دوم با فلش پایین  نواحی پایین را انتخاب کرده و فرمول را اعمال کنید.

5_ پر کردن اتوماتیک ردیف با داده های مرتب شده

زمانی که داده ها فیلتر و یا مرتب شده اند، برای این که شماره گذاری ردیف ها دقیق باشد باید فقط ردیف های قابل مشاهده را در نظر گرفته و از ردیف های مخفی یا فیلتر شده صرف نظر کند. برای این کار از تابع SUBTOTAL استفاده می کنیم. با توجه به مثال زیر، نحوه استفاده از این تابع را بررسی می کنیم:

• ابتدا اطلاعات موردنظر را وارد کنید.

• یک ستون اضافه کنید.

• ستون جدید اضافه کنید که به صورت خودکار شماره ها را نمایش دهد و حتی اگر حذف و یا تغییری در داده ها اتفاق افتاد، شماره ها به صورت خودکار تغییر کنند.
• فرمول SUBTOTAL(3,$B$2:B2)= را ابتدا بر روی ردیف مورد نظر وارد کرده و سپس با دوبار کلیک بر روی همه ردیف ها اعمال کنید.

• اکنون ردیف C را حذف کردیم و می توانید مشاهده کنید که ردیف B بدون تغییر مانده اما D و E تغییر یافته اند.

سخن آخر

پر کردن اتوماتیک ردیف در کنار صرفه جویی در زمان، دقت و کارایی بیشتری را ارائه می دهد. با استفاده و تسلط بر روی تکنیک ها و فرمول های ذکر شده در توابع بالا، می توانید داده ها را بهتر مرتب سازی کرده و سازماندهی کنید. برای افرادی که به صورت روزانه سرشان با داده و اطلاعات مشغول است، استفاده از این قابلیت اکسل برای بالا بردن سرعت و دقت کار بسیار مفید واقع می شود. اگر سوال دیگری در زمینه اکسل داشتید، حتماً از دیگر مقاله های ما در این حوزه در وبسایت آترو استفاده کنید!