اکسس چیست و چگونه فایل access ذخیره کنیم

از آنجایی که روزانه با حجم زیادی از داده ها و اطلاعات سر و کله می زنیم برای مدیریت آن ها نیاز به یک نرم افزار بهتر از اکس با ویژگی های بیشتر داریم. راه حل این مشکل، نرم افزار Access است. اکسس یک ابزار مناسب برای مدیریت حجم زیادی از داده و اطلاعات است که بهترین ویژگی های ساماندهی و مرتب سازی داده ها ارائه می کند. در این راهنما، می خواهیم شما را با نرم افزار Access آشنا خواهیم کرد و کاربرد ها و ویژگی های آن را با یکدیگر بررسی کرده نحوه ذخیره سازی یک فایل اکسس را یاد خواهیم گرفت.

اکسس (Access) چیست؟

مایکروسافت اکسس، سیستمی برای مدیریت دیتا بیس یا همان پایگاه داده است که رابطی کاربر پسند دارد و برای مدیریت داده ها و اطلاعات و تجزیه و تحلیل گزارش ها ایجاد شده است که به کاربران در ذخیره و بازیابی اطلاعات کمک کرده و داده ها را سازماندهی می کند. اکسس، یک فرم پرس و جو ارائه می دهد که با ترکیبی از قابلیت های برنامه نویسی و دیتابیس ایجاد شده است اما برای کارهای پیچیده تر، می توانید مستقیماً پرس و جو های SQL بنویسید.

در اکسس همانند اکسل، جداولی داریم که می توان داده ها را به صورت دلخواه ذخیره کنید. مثلاً می توانید فیلدی ایجاد کنید که فقط شماره تماس ها را دریافت کرده و ذخیره کند. از طرفی اکسس، قابلیتی دارد که می توان اطلاعات مرتبطی مانند نام مشتری و شماره تماس او را با یکدیگر ذخیره کرده و بین آن ها ارتباط ایجاد کنید.

کاربرد اکسس چیست؟

در اکسس می توانید داده ها را به روش های مختلفی ذخیره کنید. از نمونه روش ها را در ادامه برای شما بررسی کردیم:

1_ جدول ها (Tables)

اصلی ترین روش ذخیره اطلاعات در پایگاه داده است. این جدول ها تقریباً مانند صفحات گسترده اکسل هستند. برای ایجاد جدول در اکسس، به قسمت Create رفته و بر روی گزینه Table کلیک کنید.

برای اضافه کردن فیلد، بر روی قسمت Click to Add کیلک کنید. می توانید مشاهده کنید که چه نوع فیلدی می توانید ایجاد کنید. برای مثال با زدن بر روی گزینه Date & Time، فیلد شما زمان و تاریخ را در خود ذخیره می کند.

هر سلول، مقداری از فیلد است که با فیلد دیگر اطلاعات متفاوتی دارد. از طرفی هر ردیف یک رکورد نامیده می شود و جالب است بدانید که شماره شناسه هایی که می بینیم، با افزودن فیلد های جدید به رکورد ایجاد می شوند!

2_ ایجاد کوئری (Queries)

وظیفه کوئری، بازیابی و ویرایش داده های شما است و آن ها از ابزارهای مهم شما می توانید از این قابلیت برای نمایش بعضی های داده های خاص استفاده کنید. کوئری ها به دو نوع Select که قابلیت انجام محاسبات داده ها را دارد و Action که قابلیت ویرایش و حذف داده ها را دارند، تقسیم می شوند.

برای ایجاد یک کوئری انتخابی اولیه، بر روی Query Wizard کلیک کنید.

3_ فرم ها (Forms)

از فرم ها می توان برای اضافه کردن و ویرایش داده ها استفاده کرد. پس از انتخاب جدول مورد نظر برای ایجاد فرم، بر روی دکمه Form کلیک کنید.

برای پیمایش در فرم خود می توانید در پایین صفحه، از دکمه هایی که در تصویر زیر برای شما آورده ایم استفاده کنید. وقتی از آن ها استفاه می کنید، فیلد ها با داده های رکورد شما پر می شوند.

با کلیک بر روی گزینه Datasheet که در گوشه سمت چپ بالا قرار دارد، از جدول استفاده کنید.

می توانید متن ها را در فیلد ها ویرایش کنید تا داده ها را تغییر دهید.

برای اضافه کردن رکورد های جدید، بر روی گزینه Add Record کلیک کنید.

4_ گزارش (Report)

از گرارش ها برای تجزیه و تحلیل و پاسخ دهی به سوالات خاص استفاده می کنیم. گزارش ها داده را از جدول های ایجاد شده و یا کوئری ها می گیرند. سه نوع گزارش در تب Create وجود دارد:

• Report
  یک گزارش خودکار ایجاد می کند.
• Blank Report
  گزارشی خالی ایجاد می کند که با مقادیر دلخواه خود می توانید آن را پر کنید.
• Report Wizard
  در فرآیند ایجاد گزارش شما را راهنمایی می کند تا شما بتوانید داده های خود را انتخاب و گروه بندی کنید.

برای انتخاب گزارش خالی، باید منبع انتخاب کنید. ابتدا روی تب Arrange کلیک کرده و سپس Property Sheet را انتخاب کنید. سپس روی فلش رو به پایین کلیک کنید و تا لیستی برای درخواست های شما باز شود.

ذخیره فایل Access

مرحله نهایی بعد از ثبت و ویرایش داده ها، ذخیره کردن آن است. برای این کار ابتدا باید از قسمت File به قسمت Save As بروید. در اینجا مشاهده خواهید کرد که گزینه های زیادی را برای نحوه مورد نظر خود برای ذخیره خواهید داشت.

سخن آخر

از آنجایی که محیط اکسس، بی شباهت با محیط نرم افزار های دیگر مایکروسافت نیست به این دلیل استفاده آن برای کاربران مایکروسافت آسان تر و آشنا تر جلوه خواهد کرد. این برنامه شبیه به اکسل است اما برای مدیریت و ذخیره داده های بیشتر و بزرگ تر، گزینه ای بهتر نسبت به اکسل محسوب می شود. کافی است از همین امروز با یادگیری از این مقاله فوق العاده ای که برایتان آماده کردیم، اطلاعات و گزارش ها و داده های خود را مرتب کرده و مدیریت کنید! از همراهی شما تا آخر این مقاله نهایت سپاسگزاری را داریم!